KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
A. KOMUNIKASI ORGANISASI
1. Definisi
· Komunikasi organisasi adalah suatu
sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama,
melalui jenjang kepangkatan dan pembagian tugas. (Everet M. Rogers)
· Komunikasi organisasi adalah sarana
dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui
pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang. (Robert Bonnington)
· Komunikasi organisasi adalah
pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi didalam kelompok fomal
maupun informal dari suatu organisasi. (Wiryanto, 2005)
2. Jenis dan proses komunikasi organisasi
a) Jenis :
· Komunikasi lisan dan tertulis
Dasar penggolongan
komunikasi lisan dan tertulis ini adalah bentuk pesan yang akan disampaikan.
Banyak bentuk komunikasi: terutama komunikasi antar pribadi (interpersonal
communication), disampaikan secara lisan maupun tertulis. Karena sebagian besar
interaksi manusia terjadi dalam bentuk ini, maka berbagai studi telah dilakukan
untuk menilai manfaat dan efisiensi dari pesan yang disampaikan dengan cara
ini.
· Komunikasi verbal dan non verbal
Jika dua orang
berinteraksi, maka informasi mengenai perasaan dan gagasan atau ide yang timbul
akan dikomunikasikan. Perasaan seseorang juga dapat dinyatakan melalui berbagai
isyarat-isyarat atau signal-signal non verbal. Dalam percakapan tatap muka
langsung, perasaan, keadaan jiw, atau suasana hati seseorang dinyatakan melalui
gerakan isyarat(gesture), ekspresi wajah, posisi dan gerakan badan, postur,
kontak fisik, kontak pandangan mata, dan stimulasi non-verbal lain yang sama
pentingnya dengan kata-kata yang diucapkan.
· Komunikasi kebawah, keatas, dan
kesamping
Penggolongan komunikasi
kebawah, keatas, dan kesamping (lateral) ini didasarkan pada arah aliran pesan-pesan
dan informasi didalam suatu organisasi. Untuk memperoleh pengertian yang lebih
mendalam, maka akan diuraikan ketiga jenis komunikasi tersebut :
- Komunikasi kebawah
Aliran informasi dalam
komunikasi kebawah mengalir dari tingkatan manajemen puncak ke manajemen
menengah, manajemen yang lebih rendah, dan akhirnya sampai pada karyawan
operasional. Komunikasi ini juga mempunyai fungsi pengarahan, perintah,
indoktrinasi, inspirasi dan evaluasi.
- Komunikasi keatas
Alirannya dalam hirarki
wewenang yang lebih rendah ke lebih tinggi biasanya mengalir disepanjang rantai
komando. Fungsi utamanya adalah untuk memperoleh informasi mengenai kegiatan,
keputusan dan pelaksanaan pekerjaan karyawan pada tingkat yang lebih rendah.
- Komunikasi kesamping
Terjadi antara dua
pejabat atau pihak yang berada dalam tingkatan hirarki wewenang yang sama
(komunikasi horizontal) atau antara orang atau juga pihak pada tingkatan yang
berbeda yang tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lainnya (komunikasi
diagonal).
· Komunikasi formal dan informal
Komunikasi formal
terjadi diantara karyawan melalui garis kewenangan yang telah ditetapkan oleh
manajemen.
Komunikasi informal
terjadi di antara karyawan dalam suatu organisasi yang dapat berinteraksi
secara bebas satu sama lain terlepas dari kewenangan dan fungsi jabatan mereka.
b) Proses :
· Proses ideasi
- Tahap pertama dalam suatu proses
komunikasi adalah ideasi (ideation) yaitu proses penciptaan gagasan atau
informasi yang dilakukan oleh komunikator.
· Proses encoding
- Gagasan atau informasi disusun dalam
serangkaian bentuk simbol atau sandi yang dirancang untuk dikirimkan kepada
komunikan dan juga pemilihan saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.
· Proses pengiriman
- Gagasan atau pesan yang telah
disimbolkan atau disandikan (encoded) melalui saluran dan media komunikasi yang
tersedia dalam organisasi. Pengiriman pesan dapat dilakukan dengan berbicara,
menulis, menggambar dan bertindak.
· Proses penerimaan
- Penerimaan pesan ini dapat melalui
proses mendengarkan, membaca, atau mengamati tergantung pada saluran dan media
yang digunakan untuk mengirimkannya.
· Proses decoding
- Pesan-pesan yang diterima
diintrepretasikan, dibaca, diartikan,dan diuraikan secara langsung atau tidak
langsung melalui proses berfikir.
· Proses tindakan
- Respon komunikan dapat berbentuk
usaha melengkapi informasi, meminta informasi tambahan, atau melakukan
tindakan-tindakan lain.
3. Implikasi manajerial
Bagi pengelola
organisasi terutama yang berada dalam tataran pimpinan harus memahami prilaku
individu dan dinamika kelompok. Tiap kelompok biasanya memiliki prilaku yang
unik dengan memahami dinamika kelompok akan dapat memahami pula proses
interaksi dalam kelompok itu sendiri. Kinerja organisasi akan dapat diwujudkan
bila didukung oleh kelompok-kelompok yang padu dan efektif.
Sumber :
http://kireinatasya.wordpress.com/2012/10/14/prilaku-dan-komunikasi-dalam-kelompok-organisasi/
B. PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI
1. Definisi
· Menurut George R. Terry pengambilan
keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku (kelakuan) tertentu dari dua
atau lebih alternatif yang ada.
· Menurut Sondang P. Siagian pengambilan
keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat alternatif
yang dihadapi dan mengambil tindakan yang menurut perhitungan merupakan
tindakan yang paling cepat.
· Menurut James A. F. Stoner pengambilan
keputusan adalah proses yang digunakan untuk memilih suatu tindakan sebagai
cara pemecahan masalah.
2. Jenis dan proses
JENIS
:
Menurut George R. Terry
dan Brinckloe :
· Intuisi
Pengambilan keputusan
yang didasarkan atas intuisi atau perasaan memiliki sifat subjektif sehingga
mudah terkena pengaruh. Pengambilan keputusan berdasarkan intuisi ini mengandung
beberapa keuntungan dan kelemahan.
· Pengalaman
Pengambilan keputusan
berdasarkan pengalaman memiliki manfaat bagi pengetahuan praktis, karena
pengalaman seseorang dapat memperkirakan keadaan sesuatu, dapat diperhitungkan
untung ruginya terhadap keputusan yang akan dihasilkan. Orang yang memiliki
banyak pengalaman tentu akan lebih matang dalam membuat keputusan akan tetapi,
peristiwa yang lampau tidak sama dengan peristiwa yang terjadi kini.
· Fakta
Pengambilan keputusan
berdasarkan fakta dapat memberikan keputusan yang sehat, solid dan baik. Dengan
fakta, maka tingkat kepercayaan terhadap pengambilan keputusan dapat lebih
tinggi, sehingga orang dapat menerima keputusan-keputusan yang dibuat itu dengan
rela dan lapang dada.
· Wewenang
Pengambilan keputusan
berdasarkan wewenang biasanya dilakukan oleh pimpinan terhadap bawahannya atau
orang yang lebih tinggi kedudukannya kepada orang yang lebih rendah
kedudukannya. Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang ini juga memiliki
kelebihan dan kekurangan.
· Logika/Rasional
Pengambilan keputusan
yang berdasarkan logika ialah suatu studi yang rasional terhadap semuan unsur
pada setiap sisi dalam proses pengambilan keputusan. Pada pengambilan keputusan
yang berdasarkan rasional, keputusan yang dihasilkan bersifat objektif, logis,
lebih transparan, konsisten untuk memaksimumkan hasil atau nilai dalam batas
kendala tertentu, sehingga dapat dikatakan mendekati kebenaran atau sesuai
dengan apa yang diinginkan. Pada pengambilan keputusan secara logika terdapat
beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu :
kejelasan masalah
orientasi tujuan :
kesatuan pengertian tujuan yang ingin dicapai
pengetahuan alternatif
: seluruh alternatif diketahui jenisnya dan konsekuensinya
preferensi yang jelas :
alternatif bisa diurutkan sesuai kriteria
hasil maksimal :
pemilihan alternatif terbaik didasarkan atas hasil ekonomis yang maksimal
PROSES
:
· Pengambilan keputusan
Pengambilan keputusan
pada dasarnya adalah proses pemecahan masalah yang menghalangi atau menghambat
tercapainya tujuan. Agar masalah dapat dipecahkan, terlebih dahulu harus
dikenali apa masalahnya.
· Mencari alternatif pemecahan
Setelah masalh dikenali
maka dapat dilakukan pencarian terhadap alternatif-alrternatif yang mungkin
dapat memecahkan masalah yang dihadapi. Dalam mencari alternatif hendaknya
tidak mamikirkan masalah efisiensi dan efektifitas. Ynag terpenting adalah
mengumpulkan sebanyak-banyaknya alternatif. Setelah alternatif terkumpul,
barulah disusun berurutan dari yang paling diinginkan sampai yang tidak
diinginkan.
· Memilih alternatif
Setelah alternatif
tersusun, barulah dapat dilakukan pilihan alternatif yang dapat memberikan
manfaat, dalam arti dapat memecahkan masalah dengan cara yang paling efektif
dan efisien. Sebelum menjatuhkan pilihan pada sebuah alternatif, ajukan
pertanyaan untuk tiap-tiap alternatif.
· Pelaksanaan alternatif
Setelah alternatif
dipilih, tibalah saatnya melaksanakannya ke dalam bentuk tindakan. pelaksanaan
harus sesuai denga rencana, agar tujuan memecahkan masalh dapat tercapai.
· Evaluasi
Setelah alternatif
dilaksanakan, bukan berarti proses pengambilan keputusan telah selesai.
Pelaksanaan alternatif harus terus diamati, apakah berjalan sesuai dengan yang
diharapkan. Bila langkah-langkah pelaksanaan telah dilakukan dengan benar
tetapi hasil yang dicapai tidak maksimal, sudah waktunya untuk mempertimbangkan
kembali pemilihan alternatif lainnya. Tidak maksimalnya hasil yang dicapai
mungkin terjadi karena pengaruh negatif potensial benar-benar terjadi, atau
mungkin pengaruh negatif yang tadinya tidak diperkirakan.
3. Faktor yang mempengaruhi pengambilan
keputusan
Menurut Terry (1989) :
· hal-hal yang berwujud maupun tidak
berwujud, yang emosional maupun rasional perlu diperhitungkan dalam pengambilan
keputusan;
· setiap keputusan nantinya harus dapat
dijadikan bahan untuk mencapai tujuan organisasi;
· setiap keputusan janganlah
berorientasi pada kepentingan pribadi, perhatikan kepentingan orang lain;
· jarang sekali ada 1 pilihan yang
memuaskan;
· pengambilan keputusan merupakan
tindakan mental. Dari tindakan mental ini kemudian harus diubah menjadi
tindakan fisik;
· pengambilan keputusan yang efektif
membutuhkan waktu yang cukup lama;
· diperlukan pengambilan keputusan yang
praktis untuk mendapatkan hasil yang baik;
· setiap keputusan hendaknya
dikembangkan, agar dapat diketahui apakah keputusan yang diambil itu betul; dan
· setiap keputusan itu merupakan
tindakan permulaan dari serangkaian kegiatan berikutnya.
Menurut Sondan P. Siagian :
· Dinamika individu dalam organisasi,
yaitu proses keputusan harus
mempertimbangkan segala
kemungkinan yang akan terjadi pada diri setiap
individu, situasi dan
kondisi pandangan individu terhadap diri mereka
sendiri mempengaruhi
terhadap keputusan organisasi.
· Dinamika kelompok dalam organisasi,
yaitu pemimpin yang ingin
melakukan proses
pengambilan keputusan harus mempertimbangkan situasi dan kondisi kepribadian
rangkap anggotanya (kepribadian individu
dan kepribadian ketika
bersama kelompoknya). Hal ini dilakukan agar
proses keputusan dapat
mempercepat proses pendewasaan kelompok kerja
dalam organisasi.
· Dinamika lingkungan organisasi, yaitu
semua keputusan organisasi harus
memperhitungkan
tekanan-tekanan yang bersumber dari lingkungan.
Istilah dinamika
digunakan untuk menunjuk bahwa segala sesuatu
selalu mengalami
perubahan, dan dinamika tersebut yang menuntut adanya
peningkatan kemampuan
mengambil keputusan yang selaras dengan
perubahan-perubahan
yang sedang dan yang akan terjadi .
DAFTAR PUSTAKA
· M. Rogers, Everet, Communication in
Organization. New York: Gramedia, 2005.
· Bonnington, Robert, Modern Business: A
System Approach. New York: Gramedia, 2005.
· Wiryanto, Komunikasi Organisasi.
Jakarta: Gramedia, 2005.
· Facione, P. and Facione, N., Thinking
and Reasoning in Human Decision Making, The California Academic Press / Insight
Assessment, 2007
· Plous, S. The Psychology of Judgement
and Decision Making New York: McGraw-Hill, 1993
· Ullman, D. G., Making Robust Decisions
Trafford, 2006
· Levin, Mark Sh., Composite Systems
Decisions, New York: Springer, 2006.